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È in corso un correttivo riguardo il recente provvedimento del Garante privacy, relativo alla gestione e conservazione della posta elettronica dei dipendenti. Ecco le ultime novità.
È datato dicembre 2023 il provvedimento nel quale il Garante privacy italiano ha espresso il divieto, per i datori di lavoro, di conservare i metadati delle e-mail dei dipendenti per un periodo superiore a 7 giorni.
Questo vincolo è particolarmente restrittivo e ha generato molto allarme nel panorama aziendale italiano, perché la sua applicazione comporterebbe dei problemi gestionali rilevanti. Con metadati, infatti, si intendono tutte le informazioni utili a identificare e tracciare l’e-mail (data, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione): cancellare queste informazioni espone le aziende al rischio di perdere traccia di qualsiasi comunicazione effettuata dal personale, con evidenti disagi gestionali oltre che rischi legali e imprenditoriali.
Se il provvedimento fosse approvato come è stato scritto, il datore di lavoro che conserva i metadati per un periodo più lungo di quello indicato rischierebbe pesanti sanzioni amministrative e penali.
Proprio in seguito alle numerosissime richieste di chiarimento pervenute al Garante, è stato deciso di prorogare l’entrata in vigore del provvedimento e di aprire una consultazione pubblica della durata di 30 giorni (che scadranno il 22 marzo) con l’intenzione di raccogliere “forme e modalità di utilizzo che renderebbero necessaria una conservazione dei metadati superiore a quella ipotizzata nel documento di indirizzo”.
Per chi lo ritenesse, segnaliamo che è quindi possibile far pervenire osservazioni, commenti, informazioni, proposte e tutti gli elementi ritenuti utili riguardo il provvedimento agli indirizzi protocollo@gpdp.it oppure protocollo@pec.gpdp.it.
Al termine della consultazione e delle conseguenti analisi il Garante pubblicherà il testo definitivo del provvedimento, che speriamo tenga in considerazione le esigenze amministrative e gestionali della maggior parte delle aziende italiane.
Sarà nostra cura aggiornarti, mediante questo servizio di newsletter, su tutti gli ulteriori sviluppi inerenti questo tema.
