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Il Garante Privacy italiano ha richiesto collaborazione a Confcommercio per arginare l’aumento di usi impropri dei sistemi di videosorveglianza nei negozi.
Negli ultimi mesi, i controlli delle forze dell’ordine – compreso il Nucleo tutela privacy della Guardia di Finanza e le Polizie locali – hanno rilevato comportamenti non conformi alla normativa sulla privacy in numerosi esercizi commerciali. Dalle omissioni più comuni, come la mancanza dei cartelli informativi, a pratiche più gravi quali telecamere orientate verso aree pubbliche o proprietà altrui, registrazioni audio non autorizzate e tempi di conservazione delle immagini ben oltre i limiti consentiti: i risultati degli accertamenti hanno portato a sanzioni anche di migliaia di euro.
Ancora più preoccupante è l’uso degli impianti per sorvegliare i dipendenti senza rispettare le garanzie previste dalla normativa sul lavoro.
Il richiamo formale del Garante e la richiesta di collaborazione a Confcommercio nasce da questa situazione e dalla volontà di conciliare due obiettivi fondamentali: garantire la sicurezza all’interno delle attività commerciali e tutelare, nello stesso tempo, la riservatezza degli avventori e i diritti privacy dei lavoratori.
Per orientarsi, il Garante invita a far riferimento alle Linee guida 3/2019 del Comitato europeo per la protezione dei dati e alla documentazione disponibile sul sito dell’Autorità, strumenti utili per applicare correttamente il quadro europeo e nazionale.
Riteniamo utile riassumere le aree critiche emerse dai controlli, indicando per ciascuna le misure privacy da intraprendere:
Informazione e trasparenza
È fondamentale affiggere cartelli chiari che indicano la presenza di telecamere, la finalità del trattamento, il titolare e i tempi di conservazione delle immagini.
Proporzionalità e limitazione delle finalità
Le telecamere devono essere orientate e gestite in funzione di finalità precise (es. prevenzione dei furti) e non per il controllo generale delle persone.
Come per ogni azione di videosorveglianza, è fondamentale evitare di riprendere aree pubbliche, proprietà di terzi o in generale spazi non pertinenti all’attività commerciale.
No alle registrazioni audio non autorizzate
L’audio va registrato solo se strettamente necessario rispetto alle finalità della videosorveglianza, e quindi sempre con specifiche basi giuridiche e garanzie aggiuntive. Nella maggior parte dei casi è da evitare.
Conservazione limitata e criteri di cancellazione
Ai sensi del GDPR, è necessario stabilire tempi di conservazione delle riprese adeguati e documentati: conservazioni sproporzionate rispetto alle finalità della videosorveglianza nel negozio espongono a sanzioni anche pesanti. I sistemi dovrebbero cancellare automaticamente i materiali trascorse le tempistiche stabilite (generalmente 24 o 48 ore).
Sorveglianza dei lavoratori
Monitorare i dipendenti tramite telecamere è consentito solo entro regole rigorose: motivazione concreta, informazione preventiva, consultazione sindacale ove prevista e rispetto delle garanzie procedurali (il consenso non sostituisce gli obblighi legali).
Ricordiamo che le finalità legate alla disciplina del personale o alla produttività richiedono procedure specifiche e, spesso, autorizzazioni o accordi sindacali.
Infine, ricordiamo l’importanza della formazione interna e della creazione di una vera cultura della privacy nell’attività: i tiitolari dei dati e il personale in generale devono ricevere indicazioni chiare su come e perché si usa la videosorveglianza.
Per i negozi di vicinato e le piccole imprese, particolarmente esposte a rischio di sanzioni per semplici inadempienze, il messaggio è rassicurante: adeguarsi non è impossibile. Basta conoscere le normative e rispettarne le basi costituenti: segnaletica corretta, riduzione dei campi visivi alle sole aree necessarie, eliminazione dell’audio, definizione di tempi di conservazione brevi e documentati, formazione interna e corrette manutenzioni degli impianti.
Per questo motivo è sempre consigliabile affidarsi a un consulente esperto, in grado di allineare i sistemi e le pratiche del negozio alle più recenti normative. Gli esperti ConsulGroup sono a tua disposizione per dissipare dubbi interpretativi e valutare, organizzare e mettere in pratica le misure privacy più adatte alla tua attività.
Questo non solo garantisce un equilibrio stabile tra sicurezza commerciale e tutela dei diritti individuali, ma riduce anche il rischio di abusi e sanzioni preservando la fiducia dei clienti e dei lavoratori.
