NAM
Le imprese che adottano sistemi di geolocalizzazione di mezzi e strumenti aziendali devono garantire ai lavoratori il diritto di accedere ai dati raccolti.
Il Garante privacy italiano ha sanzionato per 20mila euro una società incaricata della lettura dei contatori di luce, acqua e gas, per non aver soddisfatto la richiesta di tre dipendenti di accedere ai propri dati raccolti mediante sistemi di geolocalizzazione.
I lavoratori intendevano consultare i dati raccolti dalla società in merito ai loro spostamenti con i mezzi aziendali e alla conseguente retribuzione oraria mensile, al fine di verificare l’esattezza del calcolo riportato nella loro busta paga.
All’inadeguata risposta dell’azienda (che non solo non ha fornito i dati richiesti, ma aveva precedentemente mancato anche di informare i lavoratori circa le finalità della raccolta) è scattata la sanzione del Garante. L’Autorità ha anche intimato ai titolari del trattamento di fornire ai dipendenti tutte le informazioni relative ai dati richiesti e al loro utilizzo per il calcolo delle buste paga.
Quello di garantire ai lavoratori l’accesso ai dati raccolti è solo uno degli obblighi in carico al datore di lavoro: a prescindere dalla tipologia dei sistemi di geolocalizzazione scelti e dal loro scopo, installandoli il datore di lavoro diventa Titolare del trattamento ed è soggetto a diversi vincoli privacy.
Sistemi di geolocalizzazione e privacy
L’utilizzo di sistemi GPS, hardware (come i localizzatori GPS fisicamente installati su mezzi e/o strumenti) o software (come le applicazioni digitali su smartphone, tablet etc.), interessa sia la normativa di divieto di controllo a distanza dei lavoratori (Statuto dei Lavoratori, 300/1970) sia il Regolamento per la protezione dei dati personali.
Ne consegue la necessità di osservare diversi adempimenti, i principali:
- La verifica dell’adeguatezza e sicurezza del sistema GPS scelto, per assicurare che sia affidabile e presenti congrue garanzie a protezione dei dati trattati;
- L’individuazione del personale interno preposto alla gestione del sistema e autorizzato al ricevimento e trattamento dei dati personali;
- La consegna al personale dipendente dell’adeguata informativa per il trattamento dei dati personali derivante dall’utilizzo del sistema GPS;
- Nel caso di geolocalizzazione di mezzi aziendali, l’apposizione all’interno degli stessi di un avviso ben visibile che informi l’utilizzatore e gli altri passeggeri della misura attiva;
- In generale, l’informazione del personale dipendente sulle modalità di funzionamento e utilizzo dei sistemi di geolocalizzazione, sulle finalità della raccolta dati e sulle modalità di accesso e consultazione dei dati stessi, che vanno sempre garantite.
Geolocalizzazione dei lavoratori: quando è consentita
Per procedere all’installazione di un sistema di geolocalizzazione, il datore di lavoro deve inoltre accertarsi che le finalità di tale raccolta dati siano riconducibili a:
- Esigenze di sicurezza dei lavoratori o dei luoghi di lavoro;
- Esigenze organizzative/produttive;
- Esigenze di tutela del patrimonio aziendale, ad es. contro possibili furti.
Motivazioni che vanno riportate nell’accordo con il Sindacato o richiedendo una specifica autorizzazione all’Ispettorato del lavoro. In assenza di almeno una di queste condizioni non sussiste la necessità di utilizzo dei sistemi sul lavoratore.
Nel concreto, è possibile per il datore di lavoro fare ricorso a tali sistemi per verificare, ad esempio:
- L’avvenuta timbratura da parte del personale all’inizio della giornata lavorativa, specialmente per i lavoratori a distanza;
- L’adeguata ottimizzazione dei flussi di lavoro, degli spostamenti e dell’organizzazione delle giornate lavorative, anche per scopi di calcolo del kilometraggio da rimborsare ai lavoratori;
- La posizione del mezzo e/o dello strumento aziendale in caso di furto;
- In situazioni particolari, l’eventuale necessità di inviare soccorsi e/o altri mezzi di intervento sul luogo di lavoro.
Mentre non è possibile geolocalizzare il personale esclusivamente per monitorarne gli spostamenti durante le ore di lavoro.
La geolocalizzazione di mezzi e strumenti di lavoro è una materia delicata che interessa tanto la privacy quanto i diritti dei lavoratori, e va pertanto trattata con la massima consapevolezza delle normative vigenti.
Ricordiamo che, per assicurarsi di non commettere illeciti o incorrere in sanzioni, è bene affidarsi a consulenti professionisti in grado di valutare attentamente la situazione e garantire l’allineamento ai regolamenti previsti.
Gli esperti privacy ConsulGroup sono in grado di guidarti nella scelta dei sistemi di geolocalizzazione più adatti alla tua impresa, nella stesura e consegna delle informative previste e nella corretta gestione dei dati personali raccolti.
